SAP SuccessFactors – Was ist das?

Dieser Artikel beschäftigt sich mit dem heute mehr denn je aktuellen Thema SAP SuccessFactors und möchte einen Überblick über die Geschichte, heutige Möglichkeiten und Zukunftsaussichten geben.
Zu allererst ein paar Grundinformationen:

Allgemeines

SAP SuccessFactors funktioniert als ein eigenständiges Unternehmen innerhalb der SAP AG und ist spezialisiert auf cloud-basierte HCM-Software (Human Capital Management) im Bereich HR (Human Ressources), darunter besonders zu nennen Talentmanagement, core HR, und HR-Analyse.
Das Besondere hierbei ist das Cloud-basierte, denn SuccessFactors nimmt auf diesem Gebiet die Rolle eines absoluten Pioniers und Revolutionärs ein. Das erklärt auch die Führungsposition, die die Firma innehat: weltweit werden die Dienste von über 6.000 Kunden mit mehr als 32 Mio. Benutzern in über 60 Industriezweigen in 185 Ländern in Anspruch genommen, übersetzt auf 32 Sprachen.
Das führt uns auch direkt zur Entstehungsgeschichte.

Geschichte

SuccessFactors startete als eigenes – von der SAP unabhängiges – Unternehmen und wurde 2001 in Californien von Lars Dalgaard gegründet und betrat den globalen Aktienmarkt NASDAQ im November 2007. Im Juli 2008 komplettierte das Unternehmen seinen Wechsel zum NYSE, NYSE Euronext und dem Frankfurt Stock Exchange (Deutsche Börse) und wurde damit das erste Unternehmen, das dreifach gelistet war.
Damals bot das amerikanische Unternehmen eine reine Cloud-basierte Talent-Management-Suite inklusive leistungsstarker Funktionen für Analysen und Kollaboration an.

Im Dezember 2011 trat dann die SAP AG erstmals in Erscheinung: Es wurde bekanntgegeben, dass eine Tochtergesellschaft der SAP AG, die SAP America Inc., SuccessFactors aufgekauft hatte und eine Fusionseinigung verhandelt worden ist.
Außerdem wurde bekanntgegeben, dass SuccessFactors trotzdem eine eigenständige Firma bleiben soll, und zwar unter dem Namen „Successfactors, an SAP company“.
Die Übernahme wurde im Februar 2012 vollendet.

Seit Oktober 2013 sind die Dienste als Teil der SAP Cloud Platform online und verfügbar.

Heutige Möglichkeiten

Seit der Fusion hat sich SuccessFactors immens weiterentwickelt. SAP hat die amerikanischen Revolutionäre vom ausschließlichem Cloud-Talentmanagement-Unternehmen zu einem wesentlich runderen, vollständigerem Produkt weiterentwickelt. HCM-Prozesse aller Art gehören mittlerweile zu den Grundfunktionen, neben Analysen und Planung. Ausgestattet mit starken Algorithmen und der riesigen Rechenpower der SAP Cloud Platform sind Analyseprozesse auf extrem hohem Datenniveau möglich.

Es ist also möglich mit Hilfe von SuccessFactors seine gesamten HCM und Talentmanagement-Prozesse online in eine Cloud zu verlegen. Aber wie genau sieht das aus, und was sind die Vor- und Nachteile davon?
Dazu gibt es mehr Möglichkeiten als ich hier aufzählen kann und im Endeffekt ist eine Cloud-Lösung etwas sehr spezifisches und für fast jedes Unternehmen individuell angepasst. Verallgemeinert kann man aber folgende Kategorien nennen:

• Talent Hybrid: 

  Alle HCM-Prozesse werden OnPremise (vor Ort – nicht in der Cloud) verwaltet, nur das Talentmanagement findet in der Cloud statt – das, was SuccessFactors am längsten macht und wofür es bekannt geworden ist

  • Vorteile: Talentmanagement ist einem hohen Innovationstempo ausgesetzt und wird ständig weiterentwickelt. In der Cloud ist es wesentlich einfacher neue Technologien und Änderungen zu implementieren als onpremise, da es „eins für alle“ löst und nicht vor Ort und evtl. für jeden Standort einzeln geschehen muss
  • Nachteile: Alle Nachteile, die onpremise-Lösungen so mit sich bringen. Es ist wesentlich unflexibler und Innovationen sind schwerer durchzuführen. Außerdem kann es sich schwierig gestalten Medien zwischen der Cloud und den onpremise-Systemen hin- und her zu transferieren aufgrund von verschiedenen Daten- und Oberflächentypen
    

 

• Side-by-Side-Szenario: 

  Hier werden derartige Probleme vermieden, denn alle HR-Anwender gehen zuerst den Weg über die Cloud – auch wenn sie auf OnPremise-Systemen arbeiten. Außerdem gestaltet es sich für Unternehmen mit verschiedenen Standorten, gegebenenfalls weit voneinander entfernt, wesentlich einfacher zusammen zu arbeiten, denn man arbeitet immer auf der selben Oberfläche und hat die selben Daten aus der selben Quelle zur Verfügung. Dennoch sind die Daten auf OnPremise -Systemen primär gespeichert, in der Cloud befinden sich nur Kopien.

  • Vorteile: Einfachere globale Vernetzung, ein gemeinsamer Datensatz für alle Mitarbeiter
  • Nachteile: Es ist etwas aufwändiger, erstmal alle Daten überhaupt in die Cloud zu bekommen. Außerdem sind die Daten nun mindestens doppelt vorhanden (in der Cloud und OnPremise)

 

• Core-Hybrid: 

  Bei dieser Lösung werden zusätzlich alle HR-Prozesse bis auf die Grundlegendsten (Entgeldabrechnung und Zeitwirtschaft) in die Cloud verlegt. Diese Lösung ist wahrscheinlich die Meistverbreitetste.

  • Vorteile: Hohe Innovationsrate, starke Rechenkraft, sehr individualisierbar, hochflexibel und alle Vorteile der oben gelisteten Lösungen.
  • Nachteile: Der Grund, dass nicht alle Prozesse auf die Cloud verlegt wurden ist der, dass SuccessFactors mit dem Talentmanagement groß geworden ist und die HR-Anwendungen möglicherweise noch nicht komplett auf dem selben Niveau arbeiten können – etwas was sich in Zukunft ändern wird – wenn man den Plänen der SAP glauben darf.

 

• Full Cloud: 

  Wie bereits dem Namen zu entnehmen, befindet sich nun alles inklusive Entgeldabrechnung und Zeitwirtschaft in der Cloud.

  • Vorteile: Es werden nichtmal mehr eine eigene, vor Ort vorhandene IT-Infrastruktur notwendig, was natürlich viel nach sich zieht. Eventuelle Personalkosten werden gespart, Instandhaltung, physische Veränderungen am örtlichen System sind nicht mehr notwendig. SAP ERP wird meistens trotzdem noch nebenbei benötigt, für gewisse restliche Stammdatenprozesse. Diese sollten aber auch zukünftig wegfallen.
  • Nachteile: Die Umstellung ist aufwendig und mit viel Neukalibrierung verbunden.

 

• Full OnPremise: 

  Nur der Vollständigkeit halber aufgelistet. Diese Lösung ist veraltet und nicht mehr zeitgemäß. Innovationen sind aufwändig und kostspielig, Kosten für IT-Instandhaltung fallen an, eingeschränkte Flexibilität und Innovationsspielraum, etc.

Hier eine aktuelle Übersicht der Module von SAP SuccessFactors:

• Neue Mitarbeiter
  • Recruiting – Neue Mitarbeiter finden
  • Onboarding – Neue Mitarbeiter einarbeiten
• Die HR Kernprozesse
  • Employee Central – Die HR Kernprozesse
  • Employee Central Payroll – Die Personalabrechnung
  • Employee Central Service Center – Das HR Service Center
  • Zeit- und Anwesenheitsmanagement – Zeit- und Anwesenheitsmanagement
• Personalentwicklung
  • Learning Management System- Mitarbeiter weiterbilden
  • Succession & Development – Nachfolgeplanung
  • Wissenstransfer – Enable now
• Leistung und Vergütung
  • Performance & Goals – Mitarbeiterziele und Mitarbeiterleistung
  • Compensation – Vergütungsmanagement
• Personalplanung und -analyse
  • Workforce Analytics – Personaldaten analysieren
  • Workforce Planning – Strategische Personalplanung

Zukunftsaussichten

Generell und vereinfacht kann man sagen: Alle Zeiger der Zeit deuten auf die Cloud. Viele Unternehmen entscheiden sich heute noch auf Kosten- und Lizenzgründen für eine Hybrid-Lösung, da es weniger Umstellung bedeutet, und damit auch weniger sofortige Kosten. Auf lange Sicht gesehen werden sich die Full Cloud-Lösungen jedoch auf allen Märkten durchsetzen, das sagt niemand anderes als die SAP selbst.
Ab 2025 sollen keine bisherigen OnPremise-Systeme mehr unterstützt werden. Und dies hat seine Gründe:

• Rechenleistung: 

  SuccessFactors nutzt die SAP Cloud Platform, eine brandneue und hochentwickelte In-Memory-Plattform, die durch exponentiell steigenede Vernetzung vieler Unternehmen etc. eine Echtzeit-Verarbeitung der Daten wie nie zuvor ermöglicht. Dazu zählen beispielsweise die Unterstützung verschiedener Entwicklungssprachen, Integrations- und Sicherheitsfunktionalitäten, intuitive HTML5-basierte Oberflächen mit Offline-Funktionalität, Analysewerkzeuge oder Suchfunktionen sowie ausgefeilte Verarbeitungsmöglichkeiten georeferenzierter Informationen (Geo-Spatial). Kurz gesagt: Die Rechenpower übersteigt alles zuvor Dagewesene. Erstellung und Betrieb neuer Anwendungen erfolgt schneller und effizienter.

 

• Flexibilität: 

  Änderungen am bestehenden System funktionieren einfach schneller. In der Cloud muss man keine Hardware austauschen oder Softwares ersetzen oder umporgrammieren, sondern alles erfolgt online. Wenn die Cloud erstmal in Benutzung ist, sind alle Änderungen online umzusetzen. Dies spart nicht zuletzt auch eventuelle Personalkosten für Hardwareinstandhaltung.
  Dies ist auch nicht zuletzt der S/4 HANA cloud zu verdanken, denn Erweiterungen für das eigene System kann man im in den SAP Cloud for Sales erwerben. Sollte ein kritischer Punkt der Strategie Ihres Unternehmens hier nicht angeboten werden, besteht immer noch die Möglichkeit durch HCP eine solche Erweiterung in Ihr System selbst einzubauen.

 

• Erneuerungen: 

  Neue Updates für SAP Software sind wesentlich einfacher zu initialisieren, als auf OnPremise-Systemen, auf welchen sie meist erst nach 2-3 Jahren ankommen.

 

Ob all dies für Sie entscheidende Gründe sind, ein Cloud-System einzuführen, kann ich Ihnen leider nicht beantworten. Jedes Unternehmen hat seine eigene Strategie und Dinge, die für Sie besonders von Bedeutung sind. Daher können nur Sie selbst entscheiden, ob ein Umstieg Sinn macht, oder auch nicht.

Abschluss

Zum Ende des Artikels sollte nochmal deutlich gemacht werden, dass die Full Cloud-Lösung nicht etwas für Jedermann ist. Es ist eine aufwändige Umstellung für alle Mitarbeiter, mal ganz abgesehen von den Kosten. Es ist jedoch nicht von der Hand zu weisen, dass OnPremise-Systeme ein Ablaufdatum haben, früher oder später wird ein Arbeiten in der Cloud der Standard werden.

Die Mischformen der Cloud- und OnPremise-Lösungen, die ich weiter oben aufgelistet habe, sind jedoch weit weniger aufwändig und bringen dennoch massive Vorteile mit sich. Die veralteten OnPremise-Systeme können auf lange Sicht nicht mit der Power der HANA-Cloud und der Flexibilität von SuccessFactors mithalten.

2XT Consultants Group

Die 2XT Consultants Group ist SAP Silver-Partner im Bereich „SAP Cloud Human Resources“. Alle 2XT Consultants sind von SAP zertifiziert und haben mehrjährige praktische Erfahrung in ihrem Bereich. Wir unterstützen Sie gerne bei Ihrer Implementierung von SAP SuccessFactors.

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